Korte beschrijving
Voordat dossierstukken vanuit DossierFlow worden teruggeplaatst in de RIS-modulen, kunnen deze nu eerst gekeurd worden door de griffie.
Uitgebreide beschrijving
Zoals al eerder vermeld, kan er vanuit de RIS-modulen Moties en Amendementen, Toezeggingen, Schriftelijke vragen en Ingekomen stukken met de optie Maak een workflow aan een dossier worden aangeboden aan DossierFlow.
Met de optie Controle terugplaatsen dossier kan de griffie afdwingen dat een stuk eerst wordt gekeurd voordat het vanuit DossierFlow in de RIS-modulen wordt teruggeplaatst.
Dit gaat als volgt:
Een RIS-dossier aanmaken
- Ga naar je Parlaeus-omgeving en log in.
- Open een van de bovengenoemde modulen.
- Klik bij het griffiedocument in kwestie op , Maak een DossierFlow aan.
- Selecteer de afdeling waarvan het stuk afkomstig is.
- Selecteer bij Controle terugplaatsen dossier* de persoon die het dossier gaat keuren voordat het dossier wordt teruggeplaatst in de module. Kies Geen om het dossier zonder keuren in de module terug te laten plaatsen.
- Selecteer de afdeling die het stuk als dossier gaat behandelen.
- Voeg een opdracht toe.
- Klik op de knop Maak een DossierFlow aan. Het stuk wordt nu naar de geselecteerde afdeling verzonden.
- Het afdelingshoofd ontvangt hiervan een notificatiemail.
- Wanneer het dossier is afgerond, wordt het teruggeplaatst in de rismodule. Het stuk is dan te vinden bij Huidig afdoening document.
*Controle terugplaatsen dossier
Met deze optie is het dus mogelijk voor de griffie om een dossier te keuren voordat het wordt teruggeplaatst in de module. Dit gaat als volgt:
- Volg bovenstaande stappen om het dossier met keurder aan te bieden aan DossierFlow.
- Wanneer het dossier klaar is om teruggeplaatst te worden, klikt de dossiereigenaar binnen DossierFlow op Keuren.
- Degene die bij het aanmaken van het dossier was geselecteerd om te keuren, ontvangt een notificatiemail dat hij/zij het dossier kan keuren.
- De keurder opent (via de notificatiemail) Mijn werklijst en klikt op de opdracht Aanvaard waarmee het dossier wordt geopend.
- Nadat de inhoud van het dossier is gekeurd, klikt de keurder op de opdracht Aanvaard waarmee het dossier goed- of afgekeurd kan worden.
- Wanneer de keurder op Goedkeuren klikt, wordt het dossier in de RIS-module geplaatst.
- Wanneer de keurder op Afkeuren klikt, wordt het dossier met commentaar teruggestuurd naar de vorige eigenaar die het dossier na aanpassing opnieuw ter keuring kan aanbieden.
Gevolgen / voordelen voor gebruiker:
De optie Controle terugplaatsen dossier geeft de griffie controle over wat er van buitenaf in de RIS-modulen wordt geplaatst.