Korte beschrijving
De optie Domeinverandering geeft organisaties de mogelijkheid om binnen het eigen ‘domein’ stukken in een dossier ‘domeingebonden’ te maken.
Uitgebreide beschrijving
De optie Domeinverandering wordt ingesteld in de managementmodules DossierFlow Trajecten en DossierFlow Sjablonen. De module Trajecten is momenteel alleen beschikbaar voor de applicatiebeheerder en de Helpdesk maar zullen in de toekomst ook beschikbaar gesteld worden voor functioneel beheerders.
Domeinverandering in de praktijk
- Maak als steller binnen het College een dossier aan.
- Kies een traject met bestemmingen, bijvoorbeeld de vergadering van het College van B&W en de Raadsvergadering waarbij de domeinwijziging plaatsvindt bij de Raadsvergadering.
- Kies daarbij een sjabloon waarin domeingebonden documenten zijn aangegeven. Uiteraard kunnen documenten ook in het dossier nog aangegeven worden als domeingebonden.*
- Kies de bestemmingsdata.
- Start het eerste keurtraject.
- De keurders keuren het dossier goed en het dossier komt op de vergadering van B&W te staan.
- Nadat het dossier is besproken wordt in het verslag het besluit Goedkeuren en naar volgende keurder genomen.
- Het is ook hier nog mogelijk om aanpassingen te doen aan de domeingebondenheid van de documenten.
- Nadat het besluit is genomen, heeft de domeinverandering plaatsgevonden.
- De griffier logt in als volgende keurder en aanvaardt het dossier binnen het nieuwe domein.
- De griffier ziet alleen de documenten die voor de griffie bestemd is.
Op de tab Documenten geeft het icoontje aan of het document domeingebonden is.
Op de tab “Bestemmingen” wordt aangegeven wanneer de domeinverandering plaatsvindt.
*Optie “Domeingebonden” toepassen bij documenten in het dossier
- Klik op het potloodje achter een bestemmingsdocument op de tab Documenten.
- Selecteer Ja bij de optie Domeingebonden.
- Het document is nu verbonden aan het huidige domein en is niet zichtbaar bij een domeinsverandering.
Een domeingebonden document is niet zichtbaar na de domeinverandering.
Gevolgen / voordelen voor gebruiker:
In de praktijk betekent dit dat Afdeling A (bijvoorbeeld het College van B&W) specifieke stukken binnen het dossier aan het eigen ‘domein’ bindt zodat deze stukken niet zichtbaar zijn wanneer het dossier wordt overgedragen – de domeinverandering- naar Afdeling B (bijvoorbeeld de griffie).
Training & Opleiding:
Neem voor meer informatie over DossierFlow contact op Rob Bosveld @ rob@docwolves.nl.