Bibliotheek

Volg onderstaande stappen om snel een agenda aan te maken en te distribueren.

Maak de agenda

1. Log in in uw omgeving.
2. Klik op de module “Agenda’s”.
3. Klik rechtsboven op 
4. Selecteer de commissie uit het dropdownmenu.
5. Vul de velden in (alleen “Vergaderdatum” en “Aanvangstijd” zijn verplicht) en maak selecties uit de dropdownmenu’s.
6. Klik rechtsboven op “Maak nieuwe agenda”. Een nieuw scherm opent met de basisagenda.

Presentie

1. Klik rechtsboven op om de presentie te bewerken.
2. Vink de leden aan als “Onbekend”, “Aanwezig”, of “Afwezig”.
3. Zet eventueel een opmerking in het veld “Opmerking”.
4. Klik rechtsboven op “Opslaan”.

Voeg tekst toe aan het agendapunt

1. Klik op om het agendapunt te openen.
2. Vul de tekst in bij “Toelichting”.
3. Pas eventueel de titel van het agendapunt aan bij “Titel”.

Voeg een agendapunt of subpunt toe

1. Klik op in het agendapunt waaronder u een agendapunt wilt toevoegen.
2. Vul de titel en eventueel de toelichting toe.
3. Klik rechtsboven op “Opslaan”.
4. Klik op  in het agendapunt waaronder u een subpunt wilt toevoegen.
5. Vul de titel en eventueel de toelichting in.
6. Klik rechtsboven op “Opslaan”.

Verplaats een agendapunt of subpunt

1. Beweeg de muis over het (sub)punt dat je wilt verplaatsen: de balk wordt grijs
2. Links van de titel verschijnt een icoontje.
3. Wanneer je met de cursor op het icoontje gaat staan, verandert de cursor in een verplaatsingskruisje
4. Klik en hou de linkermuisknop vast.
5. Sleep het punt naar de gewenste locatie in de agenda en laat de muisknop los.
6. The agenda wordt automatisch opnieuw genummerd.

Bijlagen in een keer toevoegen aan de agenda 

Voeg in een keer meerdere bijlagen aan de agenda toe en zet ze daarna bij het juiste agenda(sub)punt

1. Scroll in de agenda omlaag.
2. Klik rechtsonder op ++
3. Klik op “Bestanden toevoegen”, selecteer de stukken en klik op “Openen”. Of sleep stukken vanuit de verkenner of bibliotheek in het omlijnde veld.
4. Klik linksboven in het kruimelpad op “Naar agendapunt” om de lijst met bijlagen te zien.
5. Zet andere documenttypen om naar PDF door ze te selecteren en op “Converteren” te klikken. Alleen PDF-documenten kunnen geannoteerd worden in de app.

 Link de bijlagen aan agenda(sub)punten

1. Klik achter een bijlage op 
2. Vink daarna eventueel nog andere bijlagen aan die bij hetzelfde agenda(sub)punt horen.
3. Kies het (sub)punt uit het dropdownmenu.
4. Klik rechtsboven op “Koppelen”.

Het overzicht van ongekoppelde documenten

• Klik in het agendaoverzicht rechtsonder op de groene knop om het overzicht van ongekoppelde bijlagen te openen.

Let op: bijlagen die in dit overzicht blijven staan worden niet meegestuurd met de agenda. Het is bedoeld als tijdelijke opslagplaats voor het koppelen.

Bijlagen toevoegen aan het agenda(sub)punt

• Klik op om per agendapunt bijlagen toe te voegen.

Stukken een voor een toevoegen

1. Klik op 
2. Klik op “Bestand kiezen” en klik op het stuk dat u wilt toevoegen.
3. Klik op “Opslaan” om terug te keren naar de agenda.

Meerdere stukken gelijktijdig toevoegen

1. Klik op ++
2. Klik op “Bestanden toevoegen”, selecteer de stukken en klik op “Openen”. Of sleep stukken vanuit de verkenner of bibliotheek in het omlijnde veld.
3. Klik linksboven op “Agenda” om terug te keren.

Converteer bijlagen naar PDF

Alleen PDF-documenten kunnen worden geannoteerd in de app. Het systeem zet andere documentformaten snel en gemakkelijk om naar PDF.

1. Voeg eerst de bijlagen toe aan de agendapunten.
2. Klik vervolgens rechts onderaan op de knop met het PDF-icoontje en een nummer
3. Je ziet nu een lijst van alle bijlagen die omgezet moeten worden.
4. Klik op “Alle” en daarna op “Converteren”.

Verplaats een bijlage

1. Wijs de bijlage die je wilt verplaatsen aan met de cursor.
2. Het verplaats-icoontje verschijnt.
3. Wanneer je met de cursor op het icoontje gaat staan, verandert de cursor in een verplaatsingskruisje.
4. Klik en hou de linkermuisknop vast. Je kunt de bijlage nu verplaatsen.
5. Laat de bijlage vallen in het veld.

Vervang een bijlage

Hebt u een nieuwe versie van een bijlage? Gooi dan de oude bijlage niet weg maar vervang deze met de nieuwe versie.

1. Klik op  in het agendapunt met de bijlage die je wilt vervangen.
2. Klik op  achter de bijlage die je wilt vervangen.
3. Klik op “Bestand kiezen” en selecteer de nieuwe versie.
4. Klik op “Opslaan”.

Bekijk de proefversie van de agenda

Is de agenda klaar? Download en bekijk dan de proefversie ter controle. Deze PDF-vergaderset krijgen de vergaderdeelnemers in de app te zien.

1. Klik linksboven onder de kop van de agenda op de tab “Details”.
2. Klik vervolgens naast “Proefversie” op het PDF-icoontje.

Distribueer de agenda

De agenda is nu klaar om gedistribueerd te worden.

1. Klik op de distributieknop om de agenda te distribueren.
2. In de pop-up kun je eventueel nog personen uitvinken.
3. Scroll naar beneden en klik op “Verzenden”.
4. Na distributie wordt het verzendicoontje groen.
5. De vergaderdeelnemers ontvangen na distributie een e-mail dat nieuwe stukken voor ze klaar staan.

Distribueer een geüpdatete versie van de agenda

De agenda kan na distributie altijd aangepast worden en opnieuw worden verzonden. De nieuwe versie vervangt dan de oude versie in de vergaderapp.

Eventuele aantekeningen worden netjes teruggeplaatst.

1. Pas de agenda aan.
2. Het verzendicoontje wordt rood.
3. Klik op het verzendicoontje.
4. Klik op “Verstuur nieuwe versie”.
5. Scroll naar beneden en klik op “Verzenden”.

Voor uitgebreide informatie over de agendamodule, klik hier.