Bibliotheek

Maak een nieuw verslag

• Log in op uw omgeving met uw gebruikersnaam en wachtwoord.
• Klik op de module “Verslaglegging”.
• Klik rechtsboven op .
• Kies een commissie uit het dropdownmenu.
• Kies de vergaderdatum uit het dropdownmenu.
• Vink eventueel agendapunten die niet zijn behandeld uit.
• Pas eventueel hier de presentiestatus van deelnemers aan. Deze wordt standaard overgenomen uit de agenda.
• Klik bovenaan rechts “Maak nieuw verslag”.

Voeg notulen, besluiten en actiepunten toe aan een agendapunt

• Klik op in het agendapunt waaraan u notulen of besluiten wilt toevoegen.
• Vul de notulen in bij “Notulen”.
• Klik op “Tussentijds opslaan” om de tekst tussentijds op te slaan.
• Vul het besluit in bij “Besluit”.
• Besluiten beheert u in de module “Besluitenboek”.
• Klik rechts onderaan het verslag op “Actiepunt toevoegen” om een actiepunt toe te voegen. Zie volgende pagina voor meer informatie.
• Klik op “Opslaan” om terug te keren naar het verslag.

De notuleermodus

De notuleermodus is ontwikkeld om snel notulen, besluiten en actiepunten in te kunnen voeren tijdens de vergadering.

• Klik bovenaan het verslag op de tab “Details” en klik daarna op “Naar notulen”.
• Klik links op een agendapunt en begin met notuleren. De besluiten kunnen hier ook ingevoerd worden.
• Actiepunten kunnen hier aangemaakt worden, maar deze worden niet direct verstuurd. Versturen gaat via de module “Actiepunten”.
• Om op te slaan klikt u op “Opslaan punt” of opent u links een nieuw agendapunt.

Actiepunten toevoegen/verwijderen

• Klik tijdens het bewerken van een agendapunt rechts onderaan op “Actiepunt toevoegen” om een actiepunt toe te voegen.

of

• Klik op de actiepuntenknop  in een agendapunt in het verslag.
• Vul de gegevens van het actiepunt in en klik rechtsboven op “Opslaan”.
• Actiepunten beheert en verstuurt u vanuit de module “Actiepunten”.
• Verwijder een actiepunt door op de actiepuntenknop te klikken in het agendapunt waarin het actiepunt zich bevindt.
• Klik vervolgens op om het punt te verwijderen.

Actiepunten versturen en beheren

• Ga terug naar het overzicht van verslagen of naar het hoofdmenu en klik op de module “Actiepunten”.
• Specificeer het overzicht door bovenaan links keuzes te maken in de dropdownmenu’s.
• Klik op  om het actiepunt te openen.
• Vul de planningsdatum in.
• Verzenden staat automatisch aangevinkt; klik op “Opslaan” om het punt naar de app van de deelnemer te versturen.
• Commentaar van en gereedmelding door de deelnemer verschijnen hier ook.
• In het overzicht van actiepunten wordt in de kolom “Status” de status van het actiepunt weergegeven: S=Sent (verstuurd), SC=Sent/Closed (de vergaderdeelnemer heeft het actiepunt , F=Finished (het actiepunt is door het secretariaat afgesloten).

Uitgebreide selectie maken van actiepunten

Met de “Uitgebreide selectie” kunt u een overzicht maken dat als bijlage aan een verslag toegevoegd kan worden. Ook kunnen meerdere actiepunten tegelijk worden verzonden naar deelnemers.

• Klik rechtsboven op “Uitgebreide selectie”.
• Maak selecties en klik op “Zoeken”.
• Vink de actiepunten aan die u wilt gebruiken.
• Verstuur door op de distributieknop te klikken.
• Maak een overzicht in Excel door op de excelknop te klikken.
• Maak een PDF door op de PDF-knop te klikken.

Actiepunten koppelen aan verslag of agenda

• Open de module “Actiepunten”.
• Stel de gewenste lijst samen door bovenaan selecties te maken in de dropdownmenu’s.
• Klik dan rechts onderaan op de PDF-knop.
• Kies bij “Koppel aan” of u de actiepunten aan een agenda of verslag wilt koppelen.
• Maak vervolgens selecties bij “Datum” en “Punt”.
• Klik op “Koppel PDF”.

Besluiten beheren in het Besluitenboek

In de module “Besluitenboek” ziet u een overzicht van alle besluiten die vastgelegd zijn binnen de verslagen.

• Ga terug naar het overzicht van verslagen of naar het hoofdmenu en klik op de module “Besluitenboek”.
• Klik op om een besluit te bekijken.
• Klik rechtsboven op “Aanpassen” om meer informatie over status en afhandeling toe te voegen.
• Maak selecties in de dropdownmenu’s om een overzicht samen te stellen.
• Maak een overzicht in Excel door op de Excelknop te klikken.
• Maak een PDF door op de PDF-knop te klikken.

Het conceptverslag verzenden

• Ga naar het overzicht van verslagen en klik op de distributieknop.
• Klik op “Verzenden” om het conceptverslag naar de deelnemers te distribueren.

Het verslag koppelen aan de bronagenda

• Open het verslag en klik onderaan rechts op “Koppel aan agenda”.
• Selecteer “Agenda van deze vergadering” om het verslag aan de bronagenda te koppelen. Het verslag is vastgesteld en kan niet meer veranderd worden.

Wanneer u het verslag aan de bronagenda koppelt, verschijnt deze onder de Tab “Details” bij “Algemene documenten”.