Met de optie Technische vragen geeft het secretariaat vergaderdeelnemers de mogelijkheid technische vragen te stellen over agendapunten aan de verantwoordelijke ambtenaar over de voor het vergadermoment.
Let op: Hieronder wordt het hele proces wordt belicht. De dikgedrukte tekst is van toepassing voor het secretariaat.
Het proces van Technische Vragen
Het agendapunt voorbereiden -> Secretariaat
- Klik op de module “Agenda’s”.
- Open de betreffende agenda.
- Maak of open het betreffend agendapunt.
- Selecteer de beleidsmedewerker die verantwoordelijk is voor het beantwoorden van eventuele vragen bij Beleidsmedewerker.
- Sla op.
- Voeg een bijlage toe aan het agendapunt (verplicht).
- Klik rechtsboven op om de agenda-informatie te kunnen bewerken.
- Maak de agenda zichtbaar voor de vergaderdeelnemers door “Zichtbaarheid voor” op “Leden” te zetten.
- Sla op.
De technische vraag stellen -> Vergaderdeelnemers
- De deelnemer logt in in het online dashboard.
- Opent de agendamodule op de tab Raadsleden/Deelnemers/College.
- Opent de betreffende agenda.
- Klikt op in het betreffend agendapunt. Een nieuw scherm opent.
- (Klikt op de knop met het vraagteken en de plus wanneer er al vragen zijn gesteld door andere deelnemers.)
- Selecteert of de vraag over het hele punt gaat of alleen over de bijlage.
- Voegt een onderwerp toe.
- Voegt de technische vraag toe aan het veld Vraag.
- Slaat op. De vraag is nu zichtbaar voor iedere deelnemer met toegang tot de agenda.
- is nu oranje, wat betekent dat er onbeantwoorde vragen aanwezig zijn.
De verantwoordelijk ambtenaar krijgt nu een attenderingsmail met de mededeling dat er een vraag aan hem is gesteld. Hij zal deze beantwoorden in zijn dashboard in DossierFlow.
De technische vraag beantwoorden -> Verantwoordelijke ambtenaar
- De ambtenaar logt in in het online dashboard.
- Klikt op het tabblad DossierFlow.
- Klikt op Werkvoorraad; het tabblad Werkvoorraad wordt geopend.
- Klikt op de knop Technische vraag bij de technische vraag; een nieuw scherm wordt geopend.
- Klikt op Beantwoord technische vraag.
- Voegt het antwoord toe in het veld Antwoord.
Het antwoord van de ambtenaar in de agenda bekijken -> Vergaderdeelnemer
- De deelnemer logt in in het online dashboard.
- Opent de agendamodule op de tab Raadsleden/Deelnemers/College.
- Opent de betreffende agenda.
- Klikt op in het agendapunt.
- Het antwoord, de datum van het antwoord en de ambtenaar die de vraag heeft beantwoord zijn nu zichtbaar in het overzicht.
- Wanneer alle vragen zijn beantwoord, wordt het icoon groen.
Antwoord technische vraag valideren -> Geautoriseerde vergaderdeelnemers
De antwoorden op technische antwoorden kunnen nu eerst gevalideerd worden door geautoriseerde personen voordat ze voor iedereen zichtbaar worden in de agenda. Dit kan met het recht Circulatie beperkt inzien. Dit recht kan door de Helpdesk aan gebruikers worden toegewezen.
Gevolgen van Circulatie beperkt inzien:
- Wanneer deelnemers zonder het recht Circulatie beperkt inzien op in het agendapunt klikken zien ze bij het antwoord Antwoord beperkt zichtbaar staan.
- Wanneer deelnemers met het recht op klikken, zien zij wel het antwoord staan met de knoppen waarmee goed- of afgekeurd kan worden.
Antwoord goedkeuren
- Klik op het vinkje: er opent een dialoog waarmee de goedkeuring van het antwoord wordt bevestigd.
- Het antwoord is nu zichtbaar voor iedereen.
Antwoord afkeuren
- Klik op het kruisje: er opent een dialoog waarin commentaar kan worden toegevoegd en de afkeuring wordt bevestigd.
- De vraag is opnieuw zichtbaar bij de beleidsmedewerker in DossierFlow.
- De beleidsmedewerker past het antwoord aan en stuurt het naar de agenda.
- Het antwoord kan nu weer goed- of afgekeurd worden.
Afhandeling in agenda – Secretariaat
- Open de betreffende agenda.
- Klik in het agendapunt op .
- Naast de vragen, zijn nu het antwoord, de datum van het antwoord en de ambtenaar die de vraag heeft beantwoord is nu zichtbaar.
Een technische vraag overdragen in DossierFlow
Met de optie Draag over kan de technische vraag vanuit DossierFlow overgedragen worden aan een andere persoon wanneer de ontvanger van de vraag deze niet kan beantwoorden.
Dit werkt als volgt:
- De leidinggevende van de afdeling waarbinnen technische vragen kunnen worden gesteld krijgt door de Helpdesk het recht Opdrachten overdragen toegewezen.
- Hij/zij gaat naar de omgeving en logt in.
- Hij/zij klikt op de tab DossierFlow.
- Klikt op de tegel Werkvoorraad.
- Klikt op tab Dossiers afdeling.
- Klikt op om het dossier van de technische vraag te openen.
- Klikt op knop Draag over: er opent een nieuw scherm
- Selecteert een ontvanger in het dropdownmenu bij Draag over.
- Klikt op Draag over.
- De technische vraag verschijnt nu in de werklijst van de geselecteerde persoon waar deze beantwoord kan worden.