Functioneel beheerders kunnen documenten die tijdens de vergadering of er vlak voor zijn toegevoegd aan de agenda met een directive/werkopdracht aanbieden aan de dossiereigenaar. Hij/zij kan vervolgens dit document in het dossier bij de bestemmingsdocumenten plaatsen om het dossier compleet te maken voor besluitvorming.
Werking in de agenda
- Ga naar uw dashboard en log in.
- Klik op de module Agenda’s.
- Open de agenda met het betreffende dossier.
- Ga naar het agendapunt met het dossier en klik op het paperclipje om het overzicht van bijlagen te openen.
- Klik op de plus om het document te uploaden die aan het dossier moet worden toegevoegd.
- Selecteer Ja bij Aanbieden aan dossier.
- Voeg een tekst toe aan het veld Reden.
- Sla op.
- De opdracht is nu verstuurd naar de dossiereigenaar die hiervan een notificatiemail krijgt.
Werking in DossierFlow
- De dossiereigenaar logt in en klikt op de tab DossierFlow.
- Klik op de tab Werkvoorraad.
- De werkopdracht staat op de tab Mijn werklijst.
- Klik op de werkopdracht document toevoegen: het dossier wordt geopend.
- Onder Mijn uit te voeren opdrachten staat de omschrijving en de werkopdracht.
- Klik op voeg document toe.
- Vul een tekst in in het tekstveld Reden.
- Klik op Weiger document als u het document niet toe wilt voegen.
- Klik op Voeg document toe om het document toe te voegen aan het dossier.
- Klik op DossierFlow in het kruimelpad.
- Klik op de tegel Gedaan werk.
- Klik op Bekijk dossier: u ziet het document dat u zojuist hebt toegevoegd bij de bestemmingsdocumenten staan.
Afhandeling in agenda
- Nadat het document is geaccepteerd, krijgt het, net als het andere bestemmingsdocument, het label Bestuur.
- Het document is nu onderdeel van het dossier en gaat dus mee in de besluitvorming over het dossier.
- De labels van het document worden niet aangepast wanneer de dossiereigenaar het document heeft geweigerd.