Met de module Werk overdagen kunnen bij (langdurige) afwezigheid alle dossieropdrachten overgedragen worden aan collega’s binnen dezelfde afdeling. Leden kunnen zelf hun eigen opdrachten overdragen of de leidinggevende kan dit doen.
Rechten voor overdragen van eigen opdrachten
De toegang tot de module Werk overdragen waarmee een gebruiker het eigen werk binnen Dossierflow kan verdragen is een standaard recht voor Unit leden.
Recht voor overdragen opdrachten door leidinggevenden
Neem de volgende stappen om een leidinggevende het recht tot overdragen te geven:
- Ga naar de module Units
- Selecteer de klant binnen de managementomgeving.
- Klik op de naam van de unit.
- Klik op het potloodje achter de naam van de leidinggevende die opdrachten mag overdragen.
- Vink Opdrachten overdragen aan.
- Klik op Opslaan.
Eigen opdrachten overdragen
Om uw eigen opdrachten over te dragen ga als volgt te werk:
- Ga naar de tab Dossierflow.
- Klik op de module Werk overdragen.
- Selecteer linksboven de gewenste afdeling (voor het geval dat u lid bent van meerdere afdelingen).
- Klik rechtsboven op nieuwe overdracht. Er opent een scherm.
- Selecteer de persoon aan wie u uw opdrachten wilt overdragen*.
- Selecteer Mijn werklijst om de opdrachten meteen in de werklijst van de persoon te tonen.
- Selecteer Werklijst afdeling om de opdrachten op de werklijst van de afdeling te tonen waar de geselecteerde persoon de opdrachten kan oppakken.
- Selecteer het begin van de periode van overdragen en, wanneer dit bekend is, het einde van de periode.
- Vul een reden in.
- Klik op draag over. De persoon aan wie u hebt overgedragen krijgt hiervan een notificatiemail.
- De overdracht is nu zichtbaar in het overzicht.
- Klik op het kruisje om de overdracht ongedaan te maken. Opdrachten die nog niet zijn opgepakt door de geselecteerde persoon worden teruggezet in de eigen werklijst.
*Let op: alle opdrachten die tijdens uw aanwezigheid nog aan u worden gegeven, worden automatisch toegewezen aan de door u geselecteerde persoon.
Als leidinggevende opdrachten overdragen
- Ga naar de tab Dossierflow.
- Klik op de module Werk overdragen.
- Selecteer linksboven de gewenste afdeling (voor het geval dat u lid bent van meerdere afdelingen).
- Klik rechtsboven op nieuwe overdracht. Er opent een scherm.
- Selecteer de persoon van wie u wilt overdragen.
- Selecteer de persoon aan wie u wilt overdragen.
- Selecteer Werklijst afdeling om de opdrachten eerste op de werklijst van de afdeling te plaatsen alvorens ze toe te wijzen.
- Selecteer Mijn werklijst om ze meteen op de werklijst van de geselecteerde persoon te plaatsen.
- Selecteer het begin van de periode van overdragen en, wanneer dit bekend is, het einde van de periode.
- Vul een reden in.
- Klik op draag over. De persoon aan wie u hebt overgedragen krijgt hiervan een notificatiemail.
- De overdracht is nu zichtbaar in het overzicht.
- Klik op het kruisje om de overdracht ongedaan te maken. Opdrachten die nog niet zijn opgepakt door de geselecteerde persoon worden teruggezet in de eigen werklijst.
Overgedragen opdrachten oppakken
Wanneer opdrachten aan u zijn overgedragen, ontvangt u hiervan een notificatiemail. Om de opdrachten ook daadwerkelijk over te nemen, gaat u als volgt te werk:
- Ga naar de tab Dossierflow.
- Klik op de module Werkvoorraad.
- Klik op de tab Mijn werklijst.
- Scroll naar beneden tot u het kopje Overgedragen van [gebruikersnaam] ziet. Hieronder staan de opdrachten die aan u zijn overgedragen.
- Klik op de knop neem over en klik daarna weer op neem over.
- De opdracht komt nu met de originele opdracht bovenin uw werklijst te staan zodat u ermee aan de slag kan.