DossierFlow Handleidingen

Vul hier de URL naar een Zoom-meeting of Google meet toe.  De URL wordt in de kop van de pdf van de agenda getoond.

Wanneer de vergaderdeelnemer op de URL klikt, wordt deze er meteen naar toe geleid.

Selecteer Ja als de vergader live gestreamed moet worden.

Selecteer Nee als de vergadering alleen opgenomen moet worden en daarna als VOD beschikbaar gesteld wordt.

Selecteer Geïndexeerd als de video geïndexeerd moet worden zodat sprekers en punten getoond worden op de VOD-pagina.

Selecteer Alleen AV als alleen de video beschikbaar moet worden gesteld.

Vul een titel zoals “Live raadsvergadering benoemen burgemeester”. Deze titel is te zien op de live pagina en op de schermen in de raadszaal.

Als hier niets wordt ingevuld wordt standaard de naam van de vergadercommissie, de datum en de tijd als titel getoond.

Deze optie geeft de mogelijkheid om aan te geven in welke fase het document (agenda, verslag etc.) zich bevindt en dus wie het document in deze fase mag zien.

Kies uit de volgende opties:

Griffie:

• document (agenda/verslag) is zichtbaar op de griffietab.
• op het distributiescherm zijn alleen gebruikers met gebruikersrechten te zien.

Agendacommissie:

• document is zichtbaar op de raadsledentab voor agendacommissieleden.
• op het distributiescherm zijn alleen leden van de agendacommissie te zien.

Leden:

• document is zichtbaar op de raadsledentab voor alle leden van de commissie.
• op het distributiescherm zijn alle leden te zien.

Publiek:

• document is na publicatie zichtbaar op de publieke tab.

Deze optie is beschikbaar wanneer uw omgeving beschikt over de module Evenementen en wanneer deze optie voor de commissie is aangezet.

Vink uit als u van de agenda geen evenement wilt maken.

Een agenda-evenement is de aankondiging van de vergadering in de kalender van de raadsleden zonder dat de agenda al zichtbaar is. Deze is pas zichtbaar als bij Zichtbaar voor gekozen is voor Leden.

Deze optie staat standaard aangevinkt bij agenda’s met de publicatieoptie waardoor het agenda-evenement standaard in de publieke kalender wordt getoond.

Vink uit als u van de agenda geen publiek agenda-evenement wilt maken.

Selecteer “Nee” wanneer u geen verslag van deze agenda wilt maken.

De agenda verschijnt dan niet in het dropdownmenu bij het aanmaken van het verslag en zo wordt voorkomen dat de lijst te lang wordt.

Standaard staat deze optie op Openbaar.

Selecteer Vertrouwelijk om te voorkomen dat de agenda voortijdig wordt gepubliceerd.

Om te publiceren dient het document op Openbaar te staan.

Voeg een interne opmerking toe.

Deze opmerking is zichtbaar op de tab Details.

Hier ziet u het standaard nummerpatroon. Wilt u het nummerpatroon wijzigen, neem dan contact op de Helpdesk.

Wilt u het nummerpatroon toch aanpassen, ga dan als volgt te werk:

• Geef aan welke stijl (1-9, a-z, i-iii) voor kop, agenda- of sub- agendapunten gewenst is.
• Geef aan bij Voorloop en Naloop of nog een teken voor en/of na de puntindicator komt.
• Selecteer bij Punten doornummeren of agendapunten dienen te worden doorgenummerd nadat een kop aan de agenda wordt toegevoegd.
• Selecteer Punten herstarten wanneer de nummering van agendapunten dient te worden herstart na het toevoegen van een kop. Hetzelfde geldt voor subpunten doornummeren/herstarten bij een nieuw agendapunt.
• Geef aan bij Voeg toe of een agendapunt de kopindicator meekrijgt en een subpunt de agendapuntindicator meekrijgt bijv. 1a) in plaats van a).

Na de eerste distributie van de agenda worden wijzigingen aan agendapunten en/of bijlage in volgende versies standaard in de PDF aangegeven met strepen in de kantlijn.

Lees hier meer over de wijzigingsmarkering.

Door Ja te selecteren worden alle vorige wijzigingsmarkering verwijderd.