Nadat u in het overzicht van de module Moties en Amendementen rechtsboven op de plus of naast bestaande of ingediende moties op het pennetje hebt geklikt, kunt u deze toevoegen of bewerken.
Een motie toevoegen aan de module
| Commissie |
Selecteer de commissie waarin zal zal worden gestemd over de motie. Dit is doorgaans de raadsvergadering. Er kan ook een standaardcommissie worden ingesteld. Neem hiervoor contact op met de Helpdesk. |
| Datum vergadering |
Dit dropdownmenu wordt zichtbaar wanneer er een commissie is gekozen. Kies hier de datum van de vergadering. |
| Onderwerp |
Dit dropdownmenu wordt zichtbaar wanneer er een datum is gekozen. Selecteer het agendapunt waarbij de motie of het amendement hoort. |
| Open/Gekoppeld |
Selecteer Gekoppeld om de motie aan de geselecteerde vergadering te koppelen. Resultaat: Het toegevoegde document wordt zichtbaar in de agenda onder de titel die in het veld Titel is toegevoegd. |
| Documenttype | Kies Motie of Amendement. |
| Titel | Vul hier de titel van de motie in. |
| Nummer |
Vul een nummer in. Het is ook mogelijk om moties automatisch te nummeren. Neem hierover contact op met de Helpdesk. |
| Toelichting | Vul hier een korte toelichting over de motie in. |
| Zaakcode | Selecteer eventueel een zaakcode. |
| Nieuw document | Voeg hier uit bestanden de motie of het amendement toe. |
| Indiener | Selecteer de indiener van de motie of het amendement. |
| Partij* | De partij van de indiener wordt automatisch overgenomen. |
| Portefeuillehouder | Geef aan wie de portefeuillehouder/verantwoordelijke bij deze motie is. |
| Betrokken afdeling | Vul hier de afdeling in die betrokken is bij de motie. |
| Uitslag | Vul hier de uitslag van de stemming van de motie in. |
| Stemverhouding | Vul hier de stemverhouding in. |
| Opmerking | Eventuele opmerkingen kunnen hier worden ingevuld. |
| Termijn afdoening | Vul hier de gepaste termijn in dagen in. |
| Verwachte datum afdoening | Selecteer hier de verwachte datum van afdoening. |
| Stand van zaken | Vul hier de stand van zaken m.b.t. de motie in. |
| Datum afgedaan | Selecteer de datum van afdoening. |
| Nieuw document afd. |
Voeg hier uit bestanden een document toe i.v.m. de afdoening van de motie. Resultaat: Het document wordt ook in de gekoppelde agenda getoond maar niet meegenomen in het verslag. |
| Afdoening | Vul hier een beschrijving van de afdoening van de motie in. |
| Datum evaluatie | Vul hier de datum van de evaluatie in. |
| Status |
Vul een status in. Deze wordt getoond in de module Statusoverzicht. Let op: een dropdownmenu met standaard waardes kan worden aangemaakt door de Helpdesk. |
| Vertrouwelijk | Geef aan of de motie vertrouwelijk is. De motie kan dan niet gepubliceerd worden. |
| Publiceren |
Geef aan of de motie gereed gezet moet worden om te publiceren. De Helpdesk kan instellen dat deze optie automatisch op “Ja” komt te staan. |
| Zichtbaar voor |
Hier kunt u net als bij de agenda en het verslag de zichtbaarheid van het stuk bepalen. Griffie:
Raad:
Publiek:
|
*Ondertekenaars
Klik op de tab “Ondertekenaars” de personen die deze vraag met de indiener ondertekend hebben.
Deze ondertekenaars worden getoond in het overzicht en op de de pop-up op de raadsledentab en publieke tab.
- Klik op Opslaan en nieuw om meteen nog een motie toe te voegen.
- Klik op Opslaan en bijlagen om bijlagen toe te voegen aan de motie.
- Klik op Opslaan om terug te gaan naar het overzicht van moties.
Een motie aan meerdere agenda’s tegelijk koppelen
Het kan voorkomen dat een motie eerst in een andere commissie moet worden besproken voordat over de motie gestemd kan worden tijdens de raadsvergadering. Het is mogelijk om een motie aan meerdere agenda’s te koppelen. Dit gaat als volgt:
- Klik op om de motie te openen.
- Wanneer dit nog niet gebeurd is, koppel de motie aan de vergadering waarin zal worden gestemd over de motie.
- Sla op.
- Klik opnieuw op om de motie te openen.
- De agenda waaraan de motie is nu zichtbaar onder de kop Gekoppelde agenda(s).
- Klik rechts van de motie op . Er wordt een informatiescherm geopend.
- Selecteer Kopieer naar andere agenda
- Selecteer de commissie bij Naar.
- Selecteer de datum van de vergadering bij Op.
- Selecteer het punt waarna het agendapunt met de motie getoond moet worden. Bij Met staat de motie standaard aangevinkt.
- Klik op Uitvoeren. Het agendapunt met de motie is nu gekopieerd naar de geselecteerde agenda.
- Ook deze agenda is nu zichtbaar onder Gekoppelde agenda(s).
- Let op: deze kopieeractie kunt u ook uitvoeren vanuit de agenda zelf.
Een motie-update
Een update van de motie goed- of afkeuren
De indiener kan vanuit de partijmodule een update sturen. In het overzicht van de moties wordt u middels gewaarschuwd dat er een update beschikbaar is. Ook wordt de griffie via een notificatiemail op de hoogte gesteld van een update.
Om deze update te verwerken, gaat u als volgt te werk:
- Klik op om de motie te openen.
- Klik op het groene . Een informatiescherm wordt geopend.
- Klik op Ja om de update te accepteren.
- Klik op Nee om de update af te wijzen.
- Wanneer u de update accepteert, wordt het versienummer van de motie automatisch aangepast.
- Wanneer er kopieën zijn van de motie, kunt u per kopie bepalen of u de motie op deze agenda wilt updaten.
Updates beheren
Het is mogelijk om het updaten vanuit de partijmodule te reguleren. Dit gaat als volgt:
- Klik op om de motie te openen.
- Klik bij Gekoppelde agenda(s) onder het kopje Updates op , een informatiescherm wordt geopend.
- Bij Updates toestaan kunt u het volgende selecteren:
- Automatisch: de motie wordt automatisch geüpdatet. U hoeft niets te doen.
- Handmatig: u dient handmatig de update goed te keuren.
- Gesloten: u stopt (tijdelijk) het updaten vanuit de partijmodule.
Het beheren van updates kan op deze manier ook plaatsvinden op het informatiescherm van de motie in de agenda zelf.