De eerste distributie
Klik op de distributieknop in het overzicht of in de agenda om het distributiescherm te openen.
Selecteer deelnemers
- Selecteer de deelnemers aan wie u wilt distribueren. Standaard staan alle leden van de commissie aan.
- Klik op de knop Niemand om alle vinkjes uit te zetten. Klik op Iedereen om alle vinkjes aan te zetten.
- Voeg deelnemers van andere commissies die binnen uw beheer vallen toe door op het vinkje achter Extra genodigden te klikken en vervolgens de deelnemers te selecteren.
- Voeg alle deelnemers uit een specifieke commissie toe door de commissie te selecteren uit het dropdownmenu Voeg deelnemers toe onder de namen van de extra genodigden.
Let op: Een commissie kan om veiligheidsredenen zo zijn ingesteld dat de extra genodigden niet te zien zijn.
Verzendrestricties
Wanneer verzendrestricties voor de commissie beschikbaar zijn, kunt u extra controle uitoefenen op de documenten in de boxen van de deelnemers.
- Klik op het potloodje achter de restrictie om deze in te stellen. De standaardwaarde is niets ingesteld.
- Selecteer tot in het dropdownmenu.
- Vul de datum en tijd in tot wanneer de restrictie van kracht moet zijn.
De restricties houden het volgende in:
| Verborgen | Het document wordt pas zichtbaar voor de gebruiker op het moment van de ingestelde datum/tijdstip. |
| Document is alleen in de app te lezen tot opgegeven datum | Geeft aan tot welke datum het document alleen geopend mag worden binnen de vergaderapp. |
| Document is beschermd tot de opgegeven datum | Geeft aan tot welke datum de vergaderdeelnemer het document niet kan verplaatsen, hernoemen (in de online box) en/of verwijderen. |
| Document is beschikbaar tot de opgegeven datum | Geeft aan tot welke datum de agenda beschikbaar is. Na de ingestelde datum wordt de agenda van de server verwijderd en is deze alleen in het online dashboard beschikbaar. |
| Document is beschikbaar in de app tot de opgegeven datum | Geeft aan tot wanneer de lokaal gedownloade agenda/document op de tablet mag blijven staan. Na de datum wordt deze verwijderd. Het serverdocument van de agenda blijft wel op het tablet staan en kan opnieuw gedownload worden. |
| Notificatiemail verzenden |
|
Let op: bovenstaande opties kunnen ook door de Helpdesk worden ingevoerd zodat ze standaard de juiste waarden hebben.
- Klik onderaan het scherm op Distribueren om de agenda te versturen.
Distribueren na bewerking
Na het bewerken van een stuk wordt de distributieknop rood. Neem de volgende stappen om een nieuwe versie te distribueren
- Klik op de distributieknop.
- Er verschijnt een pop-up met een overzicht van vergaderdeelnemers die de eerdere versie(s) van de agenda hebben ontvangen.
- Klik op Distribueer nieuwe versie; het scherm met deelnemers verschijnt.
- Klik onderaan op Distribueren.
Documenten intrekken
Lees meer over documenten intrekken
De betekenis van de icoontjes in het distributiescherm
Lees meer over de icoontjes in het distributiescherm
Een deelnemer toevoegen aan de distributielijst na distributie
Lees meer over het toevoegen van een deelnemer aan de distributielijst na distributie.