Bibliotheek

Vanuit de griffiemodule Moties en Amendementen is het mogelijk om een dossier aan te maken in de DossierFlow-applicatie.

Er kan dan besluitvorming over dit dossier plaatsvinden tijdens vergaderingen waarna het dossier weer wordt teruggeleverd aan de module. Zo is de cirkel van besluitvorming rond.

Een RIS-dossier aanmaken

1. Open de module Moties en Amendementen.
2. Klik bij de motie of het amendement in kwestie op  Maak een DossierFlow aan. 
3. Selecteer de afdeling waarvan het stuk afkomstig is.
4. Selecteer bij Controle terugplaatsen dossier* de persoon die het dossier gaat keuren voordat het dossier wordt teruggeplaatst in de module. Kies Geen om het dossier zonder keuren in de module terug te laten plaatsen.
5. Selecteer de afdeling die het stuk als dossier gaat behandelen.
6. Voeg een opdracht toe.
7. Klik op de knop Maak een DossierFlow aan. Het stuk wordt nu naar de geselecteerde afdeling verzonden.
8. Het afdelingshoofd ontvangt hiervan een notificatiemail.
9. Wanneer het dossier is afgerond, wordt het teruggeplaatst in de rismodule. Het stuk is dan te vinden bij Huidig afdoening document. 

*Controle terugplaatsen dossier 

Met deze optie is het dus mogelijk voor de griffie om een dossier te keuren voordat het wordt teruggeplaatst in de module. Dit gaat als volgt:

1. Volg bovenstaande stappen om het dossier met keurder aan te bieden aan DossierFlow.
2. Wanneer het dossier klaar is om teruggeplaatst te worden, klikt de dossiereigenaar binnen DossierFlow op Keuren. 
3. Degene die bij het aanmaken van het dossier was geselecteerd om te keuren, ontvangt een notificatiemail dat hij/zij het dossier kan keuren.
4. De keurder opent (via de notificatiemail) Mijn werklijst en klikt op de opdracht Aanvaard waarmee het dossier wordt geopend.
5. Nadat de inhoud van het dossier is gekeurd, klikt de keurder op de opdracht Aanvaard waarmee het dossier goed- of afgekeurd kan worden.
6. Wanneer de keurder op Goedkeuren klikt, wordt het dossier in de RIS-module geplaatst.
7. Wanneer de keurder op Afkeuren klikt, wordt het dossier met commentaar teruggestuurd naar de vorige eigenaar die het dossier na aanpassing opnieuw ter keuring kan aanbieden.

Het RIS-dossier in DossierFlow

Klik hier om meer te lezen over RIS-dossiers in DossierFlow.

De dossierstatus

Klik op de folderknop Bestuur status om informatie over het dossier in te zien. Hierbij is vooral Dossiereigenaar van belang omdat hier te zien is bij wie het dossier zich momenteel bevindt.