Nadat u op hebt geklikt, kunt u documenten toevoegen en bestaande documenten beheren.
Documenten toevoegen
Bovenaan rechts ziet u twee knoppen waarmee u documenten kunt uploaden.
Klik op deze knop om meerdere documenten tegelijk toe te voegen. Een nieuwe pagina wordt geopend.
U kunt op de volgende manier meerdere documenten uploaden:
- Klik op Bestanden kiezen om Windows Verkenner te openen. Selecteer meerdere documenten en klik op Openen.
- Sleep vanuit de Verkenner documenten in het grijze veld.
- Klik bovenaan links in het kruimelpad op Naar agendapunt om terug te keren naar het overzicht van bijlagen bij het agendapunt.
- Klik op Agenda om terug te keren naar de agenda.
Klik om een enkel document toe te voegen.
Een afbeelding uploaden en converteren
- Voeg op de bovengenoemde manier een afbeelding toe. Let op, alleen .jpg-documenten zijn mogelijk.
- Converteer, net als alle andere documentensoorten, de afbeelding naar PDF om deze op te nemen in de agendaset.
Documenten beheren
Achter de bijlage staan een aantal knoppen. Deze worden hieronder besproken:
Converteer het document naar PDF.
Bewerk een document. Hier kunt u een oude versie van een document vervangen door een nieuwe versie.
Voeg een document onder het huidige document toe.
Maak van deze bijlage een beleidsdocument binnen de module Beleidsdocumenten.
Klik hier om meer te lezen over de module Beleidsdocumenten.
Koppel het document los van het agendapunt. Het document komt nu bij Ongekoppelde documenten te staan.
Verplaats het document naar een andere agendapunt.
Verwijder het document. Bijlagen van een gedistribueerde agenda kunnen niet permanent verwijderd worden. Zij worden verplaatst naar Ongekoppelde documenten.
Zoek naar bestaande documenten
Klik om in bestaande documenten te zoeken.
Problemen met bijlagen
Het bestand is versleuteld
Een document kan versleuteld zijn. In het overzicht van bijlagen staat dan een PDF-icoontje met een rood slotje voor de bijlage.
Het document ontsleutelen
- Klik op in het agendapunt om het overzicht van bijlagen te openen.
- Klik op om het document te ontsleutelen.
Mocht dit niet werken, neem dan contact op met de eigenaar van het document om het document te ontsleutelen met een wachtwoord.
Het bestand is te groot
Wanneer een document een PDF-icoontje met een rood kruisje krijgt, dan is het document te groot. Door onderstaande stappen te volgen, kan het document toch gedistribueerd worden.
Het werkt zo:
- Klik op om het overzicht van bijlagen te openen.
- Klik op achter het document.
- Zet “Altijd opnemen in pdf” op “Ja”.
- Sla op.