Nadat u in het overzicht van de module “Personen” rechtsboven op de plus of naast een bestaand account op het pennetje hebt geklikt, kunt u een account toevoegen of bewerken.
Hieronder worden de opties op de tab “Algemeen” besproken.
| Upload foto (beheer) |
De Helpdesk kan een foto toevoegen aan het account. Deze foto is zichtbaar in de video- en raadsledenmodule. |
||||||
| Voor- en achternaam | Vul de voor- en achternaam in. | ||||||
| Geslacht | Maak een keuze uit het dropdownmenu. | ||||||
| Voorletters | Vul de voorletter(s) in. | ||||||
| Voornaam | Vul de voornaam in. | ||||||
| Tussenvoegsels | Vul de tussenvoegsels in. | ||||||
| Achternaam | Vul de achternaam in. | ||||||
| Titel voor de naam | Vul de titel in (dr. drs. etc). | ||||||
| Titel achter de naam | Vul de titel in (MA, BA, etc). | ||||||
| Naam (samengesteld) | Vul de volledige naam in. | ||||||
| Vul het e-mailadres in. Naar dit e-mailadres worden notificatiemails verstuurd na het verzenden van agenda’s of documenten. | |||||||
| Bestuur e-mailnotificaties | Bepaal of deze persoon notificaties ontvangt wanneer hij een directive/opdracht vanuit DossierFlow krijgt. | ||||||
| Personeelsnummer | Heeft betrekking op Single sign-on oftewel eenmalig inloggen. Het personeelsnummer uit het systeem van de klant kan hier ingevuld worden. | ||||||
| Functie |
Vul de functie van de vergaderdeelnemer in. Resultaat: De functie komt achter de classificatie te staan. Locatie 1: Overzicht personen in de kolom “Classificatie”. Locatie 2: Module “Raadsperiode”, bewerken persoon. Verander functie (politiek) Nadat de functie is ingevuld en opgeslagen dient deze via een speciale procedure aangepast te worden. Dit om veranderingen van functies tijdens raadsperioden op de juiste manier vast te leggen i.v.m. bijvoorbeeld videoverslaglegging en stemmingen.
Bij de persoon in de module “Lidmaatschappen” is nu de oude functie met datum van/tot zichtbaar. |
||||||
| Partij (Politiek) |
Selecteer de partij van wie de persoon lid is. De keuzes in het dropdownmenu zijn te beheren in de module “Partijen.” Verander partij Gebruik “Verander partij” wanneer een raadslid halverwege de termijn naar een andere partij overstapt. Dit om veranderingen van partij tijdens raadsperioden op de juiste manier vast te leggen i.v.m. stemmingen.
Resultaat: de persoon krijgt twee accounts: een actief account met de nieuwe partij, een inactief account met de oude partij. |
||||||
| Actief |
Hier kunt u het account op actief of non-actief zetten. Resultaat: De persoon is niet meer zichtbaar bij de presentie in agenda of verslag en is niet meer zichtbaar op op het distributiescherm. Inactieve personen die toegang hebben tot de deelnemers- of raadsledentab kunnen nog wel inloggen in het dashboard maar hebben geen toegang meer tot de stukken. |
||||||
| Gebruiker |
Hier kunt u de gebruiker aan zijn/haar persoon koppelen. Ga eerst naar de tab “Gebruiker” en vul de gegevens in. De gebruiker wordt nu automatisch gekoppeld. Gebruikersrechten wijst u toe in de “Gebruikers” module in Onderhoud/Beheer |
||||||
| Classificatie |
Geef hier de classificatie van de persoon aan. Resultaat 1: De classificatie wordt getoond in het overzicht in de kolom “Classificatie”. Resultaat 2: Classificaties “Secretariaat” en “Griffie” worden als (S) achter de naam bij lidmaatschappen getoond. Resultaat 3: De classificatie wordt getoond bij “Presentie” in de agenda. Resultaat 4: De classificatie maakt de persoon selecteerbaar bij de verschillende groepen Burgemeester/Wethouders/Griffier/Gemeentesecretaris/Raadsleden in de module “Raadsperiode”. Resultaat 5: Klik hier om meer te lezen over de classificatie Pers.assistent/persoonlijk assistent (alleen beschikbaar voor beheerders met toegang tot de managementomgeving). Deze classificatie heeft betrekking op het delen van annotaties in de app tussen de vergaderdeelnemer en zijn/haar persoonlijk assistent. |
||||||
| Functies (alleen zichtbaar in politieke setting) |
Resultaat: Toont Voorzitter/Notulist/Griffier/Secretaris in dropdownmenu bij “Voorzitter in punt/Notulist in punt/Griffie/Secretaris in punt“. Tekenbevoegd = obsolete Deze optie is vooral van toepassing op de module “Bijeenkomsten”. |